mits goed toegepast

I. Inleiding

In 1997 vernam ik voor het eerst van een initiatief van de Board van International Accounting Standard (IAS) om het off-balance effect van operating leases aan te pakken. De IAS Board had daarover gesprekken geopend met de Amerikaanse tegenhanger US-GAAP, zodat op termijn de jaarverslagen wereldwijd de verplichtingen uit operating leases op dezelfde wijze zouden gaan vermelden.  In eerste instantie werd overwogen om het bedrag aan waardedaling tijdens de lease-periode als uitgangspunt te nemen voor de in de jaarrekening op te nemen verplichting, maar bij contracten voor objecten met relatief geringe of helemaal geen waardedaling zoals onroerend goed zouden de verplichtingen niet (voldoende) tot uiting komen.

De vergoeding voor de terbeschikkingstelling van het leaseobject, het totaal van de toekomstige leaseprijs betalingen, is vervolgens als betere basis voor verwerking in de financiële balans genoemd. Om de waarde van toekomstige betalingen op verantwoorde wijze te bepalen wordt de “contante waarde” van de betalingen als verplichting gebruikt. Tegenover de door de leaseklant aangegane verplichting staat dat de lessee het exclusieve gebruiksrecht van het leaseobject verkrijgt en dat hoort eveneens in de financiële balans (als asset) te worden opgenomen.

Bij een leaseperiode 48 maanden en een overeengekomen leaseprijs van €  1.000 per maand voor een auto (zonder brandstof) moet in totaal €  48.000 aan de lessor worden betaald. In eerste aanleg lijkt dat het aangewezen bedrag om de IFRS-waarden mee te kunnen vaststellen, maar dat blijkt in de praktijk van full service autoleasing tot onnodig hoge waardering van de verplichtingen te leiden

Om een correcte behandeling in de jaarrekening in beeld te krijgen, dient eerst vastgesteld te worden welk deel van de leaseprijs in aanmerking genomen moet worden voor de IFRS regelgeving, daarvoor is antwoord nodig op de volgende vragen:

  1. betreft de leaseprijs alleen een vergoeding voor het ter beschikking hebben (netto leasing) van het object of zijn er bijkomende diensten in betrokken, verzekeringspremies, belastingen en /of onderhoud- en reparatiekosten;
  2. worden er betalingen vooraf gedaan die wel de verplichtingen verlagen, maar niet de waarde van het gebruiksrecht verminderen
  3. heeft Lessee aanschafbonussen verkregen voor de aanschaf (het leasen) van het betreffende object die niet in de leaseprijs zijn verwerkt

Bovendien zijn er twee vragen die niet primair het adviesgebied van de lease- en fleetmanager betreffen, maar bij de CFO en zijn adviserend accountant:

  1. tegen welk rentepercentage moet de contante waarde worden berekend.
  2. hoe moet het verloop van de verplichtingen worden bepaald, lineair of annuïtair.

Onderstaand een korte toelichting per onderwerp.

Ad 1.   Omvang leaseprijs

Voor personenauto’s wordt meestal Full Service leasing toegepast, waarbij onderhoud en reparatie, maar ook motorrijtuigenbelasting en verzekeringspremies zijn inbegrepen in de leaseprijs. In de minderheid van de leasetoepassingen wordt op verzoek van de gebruiker een “netto lease” overeenkomst gesloten waarbij de leaseprijs alleen dekking biedt voor de kosten van waardedaling, rente en beheer.

Het is sterk aan te raden dat een “full service” leaseprijs wordt ontdaan van de kosten die door (de mate van) het gebruik worden bepaald. Gebeurt dat niet dan ontstaan er onlogische verschillen in de behandeling per geleaste soort bedrijfsmiddel:

  • bij operationele leasing van bestel- en vrachtwagens wordt veelal gewerkt met leases exclusief onderhoud en reparatie en belastingen (netto operationele lease);
  • ook bij huur van onroerend goed zal de aangegane verplichtingen geen rekening houden met belastingen, verzekeringen, beveiliging en onderhoud, maar uitsluitend de kale huursom als uitgangspunt voor de IFRS verwerking.

Voor de vaststelling van de balanswaarden dient voor alle lease- en huurcontracten te worden uitgegaan van de vergoeding aan de verhuurder voor het ter beschikking hebben van het voertuig, afschrijving plus rente- en beheerkosten.

Ad 2.   Up front betalingen

Hoewel het niet veel voorkomt, kunnen lessor en lessee overeenkomen dat direct bij aanvang van de overeenkomst een “eerste betaling” zal plaatsvinden. Dat kan zijn om het risico van de lessor te beperken dan wel om de lessee een grotere mate van flexibiliteit te kunnen bieden ten aanzien van een mogelijk eerdere beëindiging van de leaseperiode.

Een eerste betaling, ten gunste van primaire waardedaling van het object, verlaagt de periodieke leaseprijs voor de gehele leaseperiode en vermindert tevens de kosten van een voortijdige contractbeëindiging, wanneer dat onverwacht aan de orde komt.

De vermindering van (nog te betalen) leasetermijnen op deze wijze verlaagt de contante waarde van de verplichtingen, maar de waarde van het uit de lease verkregen gebruiksrecht blijft onaangetast.

Ad 3.   Verwerking aanschafbonussen

Een lessee met veel auto’s, bijzondere auto’s en daarnaast een zekere regelmaat in het aanschaffen van deze auto’s kan niet zelden rekenen op nog betere inkoopcondities dan waarmee lessors rekenen. Lessee gebonden extra condities kunnen verwerkt worden in de leaseprijs, maar ook is het mogelijk dat de bonussen rechtstreeks aan de lessee ter beschikking komen en aangemerkt worden als “voorziening” ter zake van de lease-verplichtingen

Ad 4.   Contante waarde

De actuele waarde van toekomstige betalingen, oftewel de “contante waarde” wordt vastgesteld door de hoogte van de leasetermijn, het aantal termijnen en het moment van periodieke betaling in aanmerking te nemen. Naarmate de rentevoet hoger is, daalt de contante waarde ten opzichte van de som van alle (nog te betalen) termijnen.

Het is goed denkbaar dat voor de contante waarde berekening de rentevoet wordt gebruikt die de leasemaatschappij heeft gebruikt, maar dat betekent dat per periode een andere rente kan gelden.

In de toelichtingen op de IFRS wordt genoemd dat jaarlijks de rentevoet kan worden aangepast aan de rente die past bij de financiering die lessee op de fin. markt kan realiseren.

Ook zou overwogen kunnen worden om een geheel andere rentevoet te hanteren, zoals het percentage dat geldt als streven voor rendement op het geïnvesteerd of eigen vermogen.

Met welke rentevoet gerekend wordt, behoort niet tot het adviesgebied van de lease-expert, maar aan de Lessee-CFO die daarvoor met zijn financial consultants zal overleggen.

Ad 5.   Verloop van balanswaarden

Een volgend aspect waarbij de lease-expert slechts toehoorder is, betreft de beslissing hoe het verloop van de balanswaarden te laten zijn, lineair of annuïtair. Deze keuze heeft effect op de verwerking van hetgeen aan de lessor is betaald; bij een annuïtair verloop zullen in het begin van een leasecontract de “verplichtingen aan de lessor” en ook de “waarde van het gebruiksrecht” minder afnemen en wordt een overeenkomstig hoger bedrag aan rentekosten geboekt. Hoe dat in te vullen is (opnieuw) aan de Lessee-CFO en zijn adviseurs.

Overigens is ook nog rekening te houden met het feit dat de leasevoorwaarden per leaseobject (auto versus onroerende zaak), per land en /of per bedrijfsonderdeel kunnen verschillen, zodat de CFO van een internationale onderneming een centrale methode moet introduceren voor berekening van de balanswaarden voor de geleaste bedrijfsmiddelen in alle landen voordat de gegevens geschikt zijn voor het opmaken van de Jaarrekening.

Het komt bovendien veel voor dat multinationals met meerdere leasemaatschappijen zaken doen, hetgeen kan zorgen voor uiteenlopende input.

Zoals het gebruikelijk is dat accountancybegeleiding en /of risicomanagement voor alle landen wordt gekanaliseerd, is het ook nuttig dat multinationals voor alle landen waar zij vestigingen hebben, kunnen beschikken over eenduidige lease- en fleetmanagement expertise om de uitvoeringslijnen naadloos op elkaar te laten aansluiten.

II. Suggesties voor de aanpak vanuit fleetmanagement

In eerste aanleg zal het nuttig zijn dat een idee wordt verkregen van de omvang van de IFRS 16 impact op de financiële balans.

Het lijkt nuttig in eerste instantie uit te gaan van een globale benadering om de CFO een idee te geven van de impact van het geleaste wagenpark op basis waarvan een besluit genomen kan worden om het wel of niet het onderwerp tot in detail uit te werken.

Onderstaand een voorbeeld van een eerste oriëntatie.

Stel:

  • het geleaste wagenpark omvat 100 voertuigen
  • de gemiddelde leaseprijs bedraagt 625 Euro per maand
  • de gemiddelde brandstofkosten zijn 210 Euro per maand

Het kostenbudget voor dit wagenpark beloopt        €  1.002.000 op jaarbasis

Nadere gegevens, voor vaststelling van IFRS waarde

  • het aandeel “afschrijving + rente en beheerkosten” binnen de leaseprijs (excl brandstof) bedraagt gemiddeld (in dit voorbeeld) 52 % =  €  325 per maand
  • de gemiddelde contractduur bij contractaanvang bedraagt 45 maanden
  • de huidige contracten duren gemiddeld nog 22 maanden

Met deze gegevens is het totaal aan verplichtingen tegenover de lessor(s) globaal vast te stellen:

100 contracten* 22 maanden* € 325=€ 715.000
(actief aantal)(rest leaseperiode(bezit-kosten/mnd)(bruto verplichting)

Wanneer deze verplichting contant wordt gemaakt tegen 5,0% rente, resulteert dit in een balanswaarde  €  681.761 als waarde van de verplichting enerzijds en de waarde van het gebruiksrecht anderzijds.

Een paar kanttekeningen hierbij:

Het aandeel “afschrijving + rente-en beheerkosten”, nodig voor IFRS,  is per contract verschillend en behalve van de leaseprijs ook afhankelijk van

  1. de gecontracteerde leaseperiode; naarmate de leaseperiode langer is daalt het aandeel afschrijvings- en rentekosten;
  2. het aantal kilometers dat is inbegrepen in de leaseprijs; een hoger kilometrage leidt tot een lager percentage afschrijvings- en rentekosten (hoger aandeel km-kosten);
  3. bij een stabiele omvang van het wagenpark, nauwelijks groei of afname, zal het gemiddeld aantal nog resterende contractmaanden om en nabij 50% van de gemiddelde gecontracteerde leaseperiode zijn;
  4. wanneer het wagenpark in omvang afneemt zal het gemiddeld aantal nog resterende maanden contractduur afnemen; er komen immers minder nieuwe auto’s, met een hoog aantal contractmaanden.
  5. Het is mogelijk en verdedigbaar om ook nog het kilometrage gerelateerde deel van de afschrijvingskosten af te splitsen van de totaal afschrijvingskosten om zo een verdere verlaging van de IFRS waarden te bereiken. Of dat wel of niet zinnig is kan alleen worden vastgesteld met een verdergaand onderzoek.

Gedetailleerde uitwerking

Na een eerste globale vaststelling van de IFRS impact als bovenstaand getoond kan het nodig zijn de waarden van het hele wagenpark onder te verdelen over meerdere kostenplaatsen en/ of te splitsen naar vestiging (land). Naarmate het deel-wagenpark minder voertuigen omvat zal de betrouwbaarheid van gemiddelden afnemen en daarmee groeit de behoefte aan gedetailleerde info, uitgaande van de gegevens per contract.

III. Conclusie

De effecten van IFRS 16 voor wat betreft de operationeel geleaste auto’s zijn niet echt schokkend, in feite is het bedrag dat als huur-verplichting moet worden opgenomen alleszins redelijk te noemen. Daar past wel de voorwaarde bij dat alleen dat deel van de leaseprijs in aanmerking wordt genomen dat past bij het “ter beschikking hebben” en dat is globaal niet meer dan de helft van de leaseprijs.

Om die kosten van beschikbaarheid helder te krijgen is het nodig dat er een goed inzicht is in de opbouw van de leaseprijs. Voor IFRS-plichtigen (grote ondernemingen) lijkt me dat voor het wagenpark geen probleem, dat sluit over het algemeen aan bij de werkwijze waar lessors volledig inzicht geven in de leaseprijs opbouw.

Overigens is daarmee niet gezegd dat de IFRS regels ook voor andere lease-objecten zonder problemen kunnen worden toegepast. Wanneer veel bedrijfsmiddelen (bijvoorbeeld bedrijfspanden) voor langjarige perioden worden gehuurd kunnen de IFRS bepalingen wel degelijk voor grote veranderingen in de financiële ratio’s zorgen.

Een suggestie ter afsluiting nog: De behandeling van autoleasecontracten kan het beste door lease-kenners worden begeleid om het pas daarna door controllers en accountants te laten inpassen in het IFRS schema, dat voorkomt een hoop gesteggel.