Adaptief leasen, klantgericht dus

Adaptief leasen, aanpassen aan het mobiliteitsmodel van de klant

Zoals adaptieve schokdempers zich aanpassen aan het wegdek, zo zouden leasemaatschappijen hun diensten ook moeten aanpassen aan de variëteit aan mobiliteitsopvattingen van lessees.

De afgelopen jaren is er veel veranderd rondom de Auto van de Zaak; verkeerscongestie, luchtverontreiniging, CO2 uitstoot en een steeds weer wijzigend pakket van fiscale maatregelen hebben ervoor gezorgd dat het invullen van mobiliteitsbehoefte niet meer automatisch naar de aanschaf van weer een auto leidt.

Met name bij grotere organisaties met veel auto’s in gebruik is sinds een jaar of vijf een beweging ontstaan die minder reizen en vooral minder autogebruik als doel heeft. Dat daardoor naast duurzaamheid ook de kostenpost vervoer gunstig beïnvloed wordt is een extra stimulans. De auto- en leasebedrijven reageren op deze ontwikkeling door de nadruk te leggen op auto’s die zuiniger zijn en (tijdelijk) kwalificeren voor fiscale stimulans. Verder werken leasebedrijven schoorvoetend aan “total mobility” oplossingen door de NS Business-, Mobility Mixx-, XXImo of Radiuz Total Mobility Card ook aan te bieden. Dat lijkt vooruitstrevend en in lijn met verklaringen dat leasebedrijven ook breder dan met auto’s hun klanten van dienst willen zijn (ontzorgen), maar zolang lessors hun business model niet aanpassen zal de uitvoering van leasecontracten blijven botsen met de nieuwe mobiliteitsmodellen van hun belangrijkste klanten. Het is deze mismatch die ik onder de aandacht wil brengen en helpen oplossen.

Op basis van de beoordeling van de nieuwe mobiliteitsmodellen van grote Nederlandse werkgevers zijn er drie elementen te noemen waarmee lessors beter kunnen inspelen op de (nieuwe) behoeften van klanten, bij het aanbieden van hun diensten:

1. Separate kostennoteringen voor bezit en gebruik van de auto
2. Facturering van verschuldigde bedragen achteraf
3. Flexibiliteit door beduidende kortere contractduur

Onderstaand een toelichting.

1. Separate kostennoteringen voor bezit en gebruik van de auto

De kosten die een lessor vooraf berekent en vervolgens in rekening brengt zijn steeds gebaseerd op het door de lessee opgegeven aantal kms dat per jaar met de auto gereden zal worden. De contractduur in maanden en de restwaarde volgen daaruit en leveren de maandannuïteit op. Dit bedrag heet in de gebruikelijke lease-aanpak een “vaste” kostenpost, net als de andere, niet van afgelegde kms afhankelijke, noteringen voor verzekering, belastingen en administratie.
Tegenover de vaste kosten staan de variabele kosten; reparatie, onderhoud en banden, vervangend vervoer en brandstof, deze zijn direct afhankelijk van het gereden aantal kms. De leaseprijs (vast plus variabel) per maand wordt ook weergegeven in centen per km, hoewel dat geen informatie geeft over de meer of minder kosten van afwijkende kilometers.

In alle situaties waar het kilometrage voor de toekomst duidelijk is, en er geen bijzondere behoeften zijn, is er geen directe aanleiding iets te wijzigen in de bestaande werkwijze. Zodra echter de lessee ernaar streeft het aantal auto’s en het aantal kms terug te dringen en/of de berijders sterker wil betrekken bij de gebruikskosten, al dan niet via een mobiliteitsbudget, dan is separaat inzicht in kosten van bezit en gebruik van cruciaal belang om tot de juiste beoordelingen en beslissingen te kunnen komen.
Immers voor de beoordeling van de kostenbesparing per auto minder is het nodig de kosten van “ter beschikking hebben” te kennen, terwijl informatie over gebruikskosten alleen die bedragen moet betreffen die met afleggen van kms te maken hebben en dan inclusief brandstof.

Om tot zuivere gegevens te komen, moeten de kosten van waardedaling (afschrijving) die het gevolg zijn van afgelegde kms betrokken worden bij de “variabele” kosten. De maandannuïteit wordt dan gevormd door het waardeverloop en de rente zoals die zou gelden bij Nihil kilometers.
Het verschil is te zien in deze kolomgrafiek…

Separate kostennoteringen voor bezit en gebruik van de auto

De blauwgekleurde basis van de kolom zal bij de juiste uitsplitsing van kosten voor alle jaarkilometrages met dezelfde contractlooptijd onveranderd blijven.
De notering leaseprijs brandstofkosten:
(vast = 522 variabel 90) = € 612 brandstof € 304 = € 916
Gaat dan plaats maken voor de benadering:

Vaste prijs, Euro per maand, € 445
Plus 35.000/12 = 2.917 kms à € 16,2 ct/km € 472 = € 916
Var. autokosten 5,77 brandstof 10,41 =16,2 ct/km

Bij 35.000 km per jaar zijn de variabele kosten per maand € 2.917* € 0,162 = € 472 (totaalkosten dan: € 916/maand), terwijl voor elk ander kilometrage alleen het aantal keer toerekening van 16,2 cent wijzigt.
Ook voor de berijder van de auto is meteen helder welke de kostengevolgen zijn voor meer of minder kilometers (zakelijk zowel als privé).

Het in autoregelingen veel gebruikte fenomeen “normleasebedrag” is normaliter (al dan niet incl. brandstofkosten) opgehangen aan één kilometrage en heeft daardoor als grootste bezwaar er voor elk ander kilometrage niet eenvoudig te bepalen is wat dan de kosten zullen zijn en dat beperkt het inzicht in de wijziging van de kosten bij meer of minder gebruik.
De gesplitste notering: vaste kosten per maand en daarnaast kosten per km. maakt voor alle betrokkenen duidelijk dat vergelijkbare functionarissen op basis het vaste bedrag dezelfde auto rijden tegen exact dezelfde maandkosten en dat het verschil aan kosten alleen nog maar afhankelijk is van het verschillend aantal kms dat gereden wordt, dat per persoon kan afwijken door verschillend werkgebied en/ of afstand woon-werkadres.

Bij het gebruiken van twee (vast en variabel) criteria zal verder ook leiden tot vermindering van kosten. Immers alleen auto’s die voldoen aan zowel het criterium voor de vaste kosten notering als aan het cent/km criterium kunnen gekozen worden.
Dat is de uitkomst van een onderzoek naar de noteringen voor alle benzine-auto’s met A, B en C milieulabel tussen 24.000 tot 26.000 Euro cat., prijs.
Het betreft 170 auto’s, waarvan 91 auto’s een gunstiger totaal-kosten notering kennen dan het gemiddelde (leaseprijs plus brandstof).
Daarna is gekeken welke van de 170 auto’s zowel qua vaste kosten zowel als voor variabele kosten (incl. brandstof) separaat onder het gemiddelde van resp. vast en variabel scoorden. Dat bleken er maar 67 te zijn.

De gebruikelijke noteringen zijn: leaseprijs plus brandstof: € 541   € 281 = € 822

De “nieuwe” weergave vast variabel geeft de bedragen: € 380 € 441 = € 822

De noteringen voor de 67 auto’s met dubbele selectie zijn: 361 14,36 ct/km.
variabele kosten zelfde kms (auto brandstof) = € 419 / mnd, Totaal = € 780

De totale maandkosten komen als gevolg van de dubbele selectie ca. 5% lager uit.

Door het toepassen van de vast / variabele benadering ontstaat verder nog een zeer goede vergelijkbaarheid van de kilometer afhankelijke autokosten met de km kosten van andere vervoermodaliteiten. De kosten van de trein bijvoorbeeld bedragen (2e klasse) ca. 14,0 cent per km, hetgeen betekent dat het (incidenteel) niet gebruiken van de auto ten faveure van OV om en nabij kostenneutraal kan verlopen of zelfs met enige besparing.

Per auto-prijscategorie gelden globaal de km kosten als in onderstaande overzicht weergegeven.

Zodra een organisatie haar normen voor vast en variabele kosten per categorie heeft vastgesteld kan het schema specifiek ingevuld worden zodat iedere betrokkene weet wat de kostenconsequenties zijn van meer en minder gebruik en van alternatief reizen.

De uitsplitsing vaste en variabele kosten vereist wel merkbare verandering in de kostencalculaties, de facturering en de rapportering. Verder komen bijna alle aanleidingen voor hercalculaties te vervallen. Die leasemijen die vooralsnog deze veranderingen bezwaarlijk vinden, doen er goed aan om tenminste de rapportage meer dan voorheen toe te spitsen op verreden kms en verbruikte liters brandstof, dat zijn immers de gegevens die steeds weer benut kunnen worden om het gebruik per auto te kunnen toetsen aan hetgeen ervan werd verwacht.

2. Facturering van verschuldigde bedragen achteraf

Het tweede aspect is de facturering; welke bedragen en wanneer factureren verdient aandacht in al die gevallen waar de lessee een mobiliteitsplan met streven naar minder autokilometers kent.

De manier van factureren sluit aan bij de voorcalculatie en bij de bestaande werkwijze gaat het dan over de leaseprijs en een voorschot brandstofkosten. Bijna altijd worden steeds dezelfde bedragen in rekening gebracht vóór ingang van de betreffende maand en vervolgens volgens afspraak geïncasseerd. Een enkele keer per jaar en soms pas aan het einde van het leasecontract worden de gefactureerde en betaalde bedragen vergeleken met hetgeen per saldo verschuldigd is. Deze gang van zaken geeft weliswaar rust in het betalingsgebeuren omdat het steeds herkenbaar dezelfde contractueel vastgelegde bedragen betreft, maar daar staat tegenover dat de uitgaven niet in verhouding staan tot het gebruik en dus de werkelijke kosten van de geleaste auto. En daar gaat het bij een mobiliteitsproject met persoonlijke budgettering wel degelijk om.

De standaard werkwijze heeft verder tot gevolg dat er correctiefacturen nodig zijn, elke keer dat zich verandering voordoet tussen het moment van factureren en de laatste dag van de periode waarvoor de factuur van toepassing was.

Onderstaand beeld maakt dat duidelijk.

Uit oogpunt van efficiëntie en effectiviteit is het sterk aan te raden pas achteraf te factureren, zodat steeds gefactureerd wordt voor hetgeen gepresteerd is en correcties achterwege kunnen blijven. Achteraf factureren zorgt voor beduidend minder boekingstukken en verbetert daardoor het ook het inzicht in de kosten.

Het beeld dat zo ontstaat ziet er als volgt uit:

Het advies “achteraf factureren” staat op zich en is dus niet onlosmakelijk verbonden aan het eerste advies om vaste en variabele kosten te onderscheiden, maar wanneer deze splitsing wel aan de orde is groeit de behoefte aan en het nut van achteraf factureren nog aanzienlijk.

Bij factureren achteraf is het mogelijk de kosten voor daadwerkelijk afgelegde kilometers tegen de contractprijs en de daadwerkelijke verbruikte brandstof in rekening te brengen zodat meteen vaststaat of en in hoeverre de km kosten in overeenstemming zijn met het individueel toegewezen budget (kilometers maal km prijs).

De verschillen tussen km budget (variabele kosten) en daadwerkelijke km variabele kosten kunnen dan ook elke maand meteen verklaard worden door:

– meer of minder gereden kms dan begroot
– afwijkende literprijs van de brandstof (berijder is daar niet debet aan)
– afwijkend brandstofverbruik

Voor exacte vaststelling van het aantal afgelegde kms kan het beste gebruik gemaakt worden van telematica, met de keuze mogelijkheid zakelijk of privé (default setting = “privé”). Het is het beste om afwijkingen van het gebruiksbudget zo snel mogelijk na het ontstaan te constateren zodat zonodig al snel overleg mogelijk is met de berijder van de auto.

Wanneer een mobiliteitskaart (met of zonder geïntegreerde brandstoffunctie) onderdeel uitmaakt van het mobiliteitsplan dan is er eigenlijk geen keuze meer, dan is achteraf factureren van tenminste de variabele kosten essentieel om goed te kunnen volgen welke effecten het gebruik van de mobiliteitskaart heeft op het autogebruik. Lessors die daarin niet mee kunnen gaan, hebben te accepteren dat de betreffende klanten het gebruik van de bestaande brandstofkaart van de lessor zullen opzeggen om dat te kunnen combineren met de mobiliteitskaart. Een dergelijke verschraling van de relatie lessor – lessee is te voorkomen door tijdig de bakens te verzetten en achteraf factureren tot een van de mogelijkheden te bevorderen.

Mogelijk bezwaar is oplosbaar.
Voor zover achteraf factureren leidt tot later betalen en daarmee toename van het debiteurenrisico voor de lessor is dat op te lossen door bijvoorbeeld een eenmalige vergoeding bij aanvang van het contract.

3. Flexibiliteit door beduidende kortere contractduur

Het derde aspect dat nodig is om adaptief te kunnen werken met leasing betreft een forse verkorting van de contractduur; een wellicht onverwachte beweging in vergelijking tot de alsmaar langer wordende contractlooptijden die de afgelopen jaren zijn toegepast om het leasebedrag enigszins te drukken.

Een langere looptijd van een contract verhoogt de financiële verplichtingen van de lessee ten opzichte van de lessor, zelfs zonder nieuwe IFRS (accountancy) regels. In de praktijk doen deze verplichtingen zich voor door middel van de extra kosten voor voortijdige beëindiging van een leasecontract. Een voortijdige beëindiging zal zich immers vaker voordoen bij een looptijd van 48 of 60 maanden dan bij een contract van 24 of 36 maanden.

Natuurlijk vergt een verkorting van de contractduur en wat hogere leaseprijs echter hoe couranter de auto des te kleiner de kostentoename, terwijl de verhoging van de kosten voor de kortere looptijd ook beperkt kan worden door een hogere aankoopkorting die wel eens mogelijk zou kunnen zijn omdat de vervanging bij een kortere looptijd eerder aan de orde komt, en aldus in het belang van de leverancier.

De meerkosten blijken overigens bij een berekening vooraf en in concurrentie met andere aanbieders veel acceptabeler uit te komen dan gebruikelijk is bij een geheel onverwachte voortijdige beëindiging.

Onderstaand overzicht van kostenvergelijkingen geeft een indruk (dieselauto. lage brandstofkosten).

De prijswijziging bij 24 maanden looptijd in plaats van 48 maanden, met tegelijkertijd de vast – variabele uitsplitsing, is alleszins acceptabel:

Standaard budget 48 maanden = € 671 plus € 202 p. mnd
verandert
bij looptijd 24 maanden in € 580 /mnd 12,7 cent/km.

De notering voor variabele kosten 12,7 cent/km. blijft afhankelijk van de ontwikkeling van de brandstof – literprijs en het verbruik, zoals dat ook geldt voor het gebruikelijke “voorschotbedrag” van € 202 per maand voor alleen brandstof.

Het is niet bedoeling van de verkorte looptijd dat na 24 maanden de auto ingeleverd MOET worden, het moet kunnen zonder afkoopkosten en met behoud van de mogelijkheid van verlengd gebruik. Dat is de flexibiliteit die vooral grote fleetowners wensen, maar slechts zelden hebben kunnen bereiken.

Om het nog duidelijker te maken kan gekozen worden voor een benadering waarbij meteen bij aanvang wordt vastgelegd wat de extra flexibiliteit kost. Dat kan door een eenmalige vergoeding, zeg maar de contante waarde van afkoop van eerdere beëindiging.
Een dergelijke eerste vergoeding zal het (vaste) maandbedrag merkbaar verlagen en ervoor zorgen dat bij voortgezet gebruik tot bij voorbeeld 48 maanden de totale kosten geen cent hoger zijn dan bij het aangaan van een 48 maands contract.

Onderstaand het daarvoor geldende schema (dezelfde gemiddeld courante auto als in vorige overzicht)

In dit voorbeeld zijn de “eerste vergoedingen” weergegeven die nodig zijn om de totale maandkosten op hetzelfde bedrag te laten uitkomen als van toepassing bij een standaard contract voor 48 maanden met betaling vooraf. Het komt erop neer dat een eerste vergoeding van tweemaal de oorspronkelijke lease brandstofprijs per maand het mogelijk maakt een super flexibel contract voor 24 maanden te sluiten.

De leaseprijs verandert aldus

van
Standaard 48 maanden / 35.000 km/jaar € 671 € 202 = € 873

naar
Vast / variabel contract 24 maanden eenmalig € 1.750 Plus maandelijks = € 873 (vast € 504 plus variabel 2.917 * 12,7 ct/km. = € 369 /mnd)

Samenvatting

Vijftig jaar geleden ging autoleasing professioneel van start in Nederland. De mannen van het eerste uur vonden operationele service leasing belangrijker dan alleen het financieringsaspect. Dat sloot uitstekend aan bij de toenmalige behoeften en zorgde ervoor dat elke volgende aanbieder van leasing dat voorbeeld ging volgen en heeft Nederland laten uitgroeien tot het meest professionele autolease-land. Voor een groot deel van de leaseklanten is het aanbod met bestaande technieken nog steeds een prima dienstverlening.

Inmiddels is in alle landen om ons heen het NL model gevolgd, maar zijn (in ieder geval in ons land) voor die bedrijven waar niet meer de auto maar verantwoorde mobiliteit centraal wordt gesteld de omstandigheden en wensen duidelijk anders en daar wordt beslist nog onvoldoende rekening mee gehouden.

In deze notitie is weergegeven met welke modellen lessors de aansluiting bij de veranderde behoeften van hun belangrijkste klanten kunnen herstellen. Niet met de intentie de gebruikelijke werkwijzen tot ongewenst of foutief te verklaren, maar om een impuls te geven het scala van mogelijkheden te verbreden zodat het leaseaanbod beter inspeelt op het scala van uiteenlopende behoeften.
Adaptief dus, omdat niet elke organisatie dezelfde behoeften heeft bij het uitbesteden van aanschaf en beheer van auto’s.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Geef een reactie